Protokoll for ordinært årsmøte HRNF

ÅRSMØTE 2014 

Medlemmer tilstede.

I tillegg var følgende til stede:

Direktør HRNF Stig Kjærvik    

Prosjektleder Gunnar Berg

Styreleder Roger Moe ønsket velkommen. Kunstnerisk innslag ved Sigrunn Loe Sparboe.

Foredrag av Peter Slump, direktør Hamek AS

Styreleder gjennomgikk deretter foreningens virksomhetsplan.

Dagsorden i h.h.t vedtektene:

1.) Valg av møteleder

     Forslag som møteleder: Roger Moe

    Vedtak (enstemmig): Roger Moe

2.) Godkjenning av innkalling

Møteleder refererte sakslisten. 

Vedtak (enstemmig):

Sakslisten og innkalling godkjennes.

3.) Valg av 2 medlemmer til å undertegne protokollen

Forslag Ulf Rekstad og Hilde Svenning

Vedtak (enstemmig): Ulf Rekstad og Hilde Svenning signerer protokollen fra det ordinære årsmøtet.

4.) Styrets årsberetning 2014

Møteleder gikk gjennom styrets årsberetning.

Vedtak (enstemmig): Styrets årsberetning godkjennes av årsmøtet.

5.) Revidert regnskap for foreningen 2014

Årsregnskap, balanse ble gjennomgått. 

Årsmøtet sa seg meget fornøyd med at fjorårets underskudd på kr. 937219 har snudd til et overskudd på kr. 347019 for 2014.

Vedtak (enstemmig):

Årsoppgjør for 2014 godkjennes med et årsresultat på kr. 347019 og balansesum på kr. 194098.

6.) Fastsetting av neste års kontingent og evt. honorar til tillitsvalgte

Honorar til tillitsvalgte:

Gjeldende honorarsats er:

1. 1. Styreledere mottar kr. 2000,- pr. møte
2. 2. Øvrige faste medlemmer mottar kr 1000,- pr. møte
3. 3. Det gis ikke dekning for møtegodtgjørelse ved telefonmøter
4. 4. Det gis ikke møtegodtgjørelse ved fravær eller meldt forfall
5. 5. Når en innkalt representant bare kan delta på halve møtet, bli møtegodtgjørelsen reduseres tilsvarende
6. 6. Innkalt vararepresentant skal ha ½ møtegodtgjøring selv om representanten bare møter for enkeltsaker
7. 7. Krav om møtegodtgjørelse fremsettes på eget skjema etter hvert møte.                                                                   Manglende krav innen utgangen av hvert kalenderår, gjør at godtgjørelse bortfaller.
8. 8. Godtgjørelse er skattepliktig inntekt. Skattekort leveres foreningens regnskapsfører.
9. 9. Valgkomiteen fastsetter i henhold til vedtektene styrets honorar.

Vedtak (enstemmig): Honorarsatsene videreføres.

7.) Innkomne saker 

Ny kontigent

Styrets forslag til kontingent ble jennomgått.

Vedtak :  Enstemmig vedtatt.

Styreinstruks

STYREINSTRUKS for Harstadregionens Næringsforening (HRNF)

1. Styrets saker/oppgaver

1.1 Det påligger den valgte styreleder å sørge for at alle aktuelle saker som hører inn under styret blir behandlet til hensiktsmessig tid.  Styremedlem og daglig leder kan kreve at styret behandler bestemte saker.

1.2 Styret skal forestå forvaltningen av foreningen.  For HRNF betyr dette:

Styret skal sørge for at foreningens virksomhet til enhver tid er forsvarlig organisert ved fastleggelse av hovedprinsippene i så måte og derunder sørge for at administrasjonen har tilstrekkelige midler og tilstrekkelig kvalifisert personale.

Styret skal se til at de målsettinger som er vedtatt av generalforsamlingen blir satt ut i livet. Styret kan fastsette instruks for virksomheten og den daglige ledelse.

Styret skal holde seg orientert om foreningens økonomiske stilling og plikter å påse at foreningens virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll.

Styret skal innen den 16. desember fastsette planer og budsjetter for foreningens virksomhet i det påfølgende år. 

Styret treffer alltid avgjørelser i saker som gjelder investeringer av betydelig omfang i forhold til foreningens ressurser, samt om rasjonalisering eller omlegging av driften som vil medføre større endring eller omdisponering av arbeidsstyrken.

1.3 Innen den 30 mars hvert år skal styret fremlegge forrige års regnskap og årsberetning for generalforsamlingen for behandling.

1.4 Styret innkaller generalforsamlingen til dets møter. Styreleder og daglig leder plikter å møte i generalforsamlingen – hvor de har talerett.

1.5 Der annet ikke fremkommer av denne instruks gjelder Aksjelovens bestemmelser.

2. Innkalling og møtebehandling

2.1 Daglig leder forbereder i samråd med styreleder de saker som skal legges frem for styret.

2.2 Styrets leder innkaller til styremøte. Styremedlemmer og daglig leder kan be om at det innkalles til styremøte.

Styrets medlemmer plikter å ta del på styremøter. Daglig leder har rett og plikt til å delta på styremøtene. Det skal avholdes minimum fire styremøter hvert år. 

Det skal gis skriftlig innkallelse til styremøtene, gjennom post, e-post eller ved telefaks, med minst syv dagers varsel fra innkallingsbrevets dato hvis ikke styrelederen finner at det av presserende grunner må gis kortere varsel. Dersom et styremedlem meddeler at det ikke kan møte, skal styrelederen sørge for at det så vidt mulig blir gitt varsel/innkalling til varamedlem, så raskt det hensiktsmessig kan skje.

Med innkallingen skal det følge en dagsorden for styremøtet, og det skal følge med dokumentasjon som gir et tilfredsstillende behandlings- og beslutningsgrunnlag for den enkelte sak på dagsorden.

2.3 Dersom styrelederen finner det forsvarlig, kan styret behandle saker uten å holde møte. Dersom et styremedlem eller daglig leder krever møtebehandling, skal likevel behandlingen skje i møte. Årsregnskap og årsberetning skal dog alltid behandles i møte.

2.4 Styrelederen, nestleder eller det styremedlem som i disses fravær blir valgt, er møteleder i styremøter. Norsk er         arbeidsspråket i møter. Det gjelder også for innkallinger og dokumentasjon som utarbeides og for styreprotokollene. 

2.5 Styret kan treffe beslutning når mer enn halvdelen av styremedlemmene er til stede i møtet eller deltar i styrebehandlingen utenfor møtet. Ingen beslutning kan treffes hvis ikke alle styremedlemmer så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.

2.6 En beslutning krever at flertallet av de styremedlemmer som deltar i behandlingen av en sak har stemt for. Ved stemmelikhet gjelder det styrelederen har stemt for. De som har stemt for et forslag som innebærer en vesentlig endring i foreningen, må likevel alltid utgjøre mer enn en tredel av samtlige styremedlemmer. Ved valg og ansettelser anses den valgt som får flest stemmer.

2.7 Det skal føres styreprotokoll. Styreleder er referent eller til den han delegerer oppgaven. Protokollen skal minst angi tid, sted, deltakere, behandlingsmåte og styrets beslutninger. Det skal alltid fremgå av protokollen om styret har vært vedtaksført og at alle styremedlemmene er gitt innkalling i henhold til denne instruksen og loven. Protokollen skal sendes styremedlemmene senest to uker etter avholdt møte.

Dersom styrets beslutning ikke er enstemmig, skal det angis i protokollen hvem som har stemt for og imot.  Styremedlem og daglig leder som ikke er enig i en beslutning kan kreve sin oppfatning innført i protokollen.

2.8 Styrets flertall avgjør i hvert enkelt tilfelle hvilke rådgivere, observatører eller andre (f.eks. fra foreningens administrasjon) som kan delta på styremøter eller deler av møter og hvorvidt slike personer skal gis talerett.  Slike personer har ingen stemmerett.

2.9 Det påligger i en forening styrets leder og medlemmer et særskilt ansvar i forhold til habilitet. Det innebærer at det ikke kan tildeles betalte oppdrag til selskaper som medlemmet er ansatt i eller representerer som hovedregel. I særskilte tilfeller kan styret beslutte at dette fravikes, men det skal da alltid innhentes tilbud fra to andre parter. Medlemmer av styret plikter å fratre behandling av styresaker der det kan stilles spørsmål ved deres habilitet.

2.10 Alle sakspapirer skal behandles konfidensielt, og er ment for kun styret. Protokoll fra styremøter er tilgjengelig for andre enn styret, når disse er godkjent av styret.

3. Daglig leder - hans oppgaver og plikter overfor styret

Daglig leder tilsettes og sies opp/avskjediges av styret.

Daglig leder står for den daglige ledelse av foreningens virksomhet. Han skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt.

 Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter foreningens forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker skal styret og/eller generalforsamlingen avgjøre. Det medfører bl.a. at kjøp, salg eller pantsettelse av fast eiendom ligger utenfor daglig leders fullmaktsområde. Heller ikke annen pantsettelse av foreningens eiendeler kan foretas av daglig leder. Ved fullmakt fra styret kan dog daglig leder utføre også forannevnte oppgaver. Det kan likeledes finne sted når det ikke er tid eller mulighet til å innkalle styret eller generalforsamling. 

Daglig leder plikter å møte i styret, hvor han har talerett.  Han plikter også å møte på generalforsamlinger og skal bl.a. der søke å ha tilgjengelig opplysninger som kan gi svar på eventuelle spørsmål fra aksjonær vedrørende årsregnskap, saker til avgjørelse og foreningens økonomiske stilling.

Daglig leder skal sammen med styrelederen forberede styresakene og daglig leder plikter selv til enhver tid å vurdere om det er saker han skal kreve inn på styrets dagsorden ved et planlagt møte, eller om situasjonen tilsier at det kreves innkalt ekstraordinært møte for å behandle en presserende sak/situasjon.

Varighet: Denne styreinstruks trer i kraft fra og med dato for generalforsamlingens vedtak av denne, 24. mars 2015.

8.) Valg 

Valgkomiteens leder Ola M. Løkholm presenterte valgkomiteens innstilling til valg av:

styrets leder, nestleder, medlemmer, varamedlemmer, valgkomite og revisor.

Valgkomiteens forslag:

• Styremedlemmer -  for 1 år

• Roger Moe, styreleder, Harstad Maskin og Anlegg AS
• Lillian M. Sund, nestleder Sund Raad
• Ole Einar Hass, styremedlem   Aibel AS

• Styremedlemmer- for 2 år

• Håkon Vahl, styremedlem, Mat av Vahl AS
• Berit Pettersen, styremedlem, Nordea Bank

• Varamedlemmer - for 1 år

• Grethe Hagebakken, Høgskolen i Harstad
• Benny Jakobsen, Clarion Arcticus Hotell
• Johannes A. Arvesen,  Kleiva Fiskefarm

Vedtak: Enstemmig valgt

Valgkomite: 

Ola M. Løkholm – Harstad Kulturhus (på valg 2016) leder

Mona Kristine Rosvold – Harstad Tidende (på valg 2017)

Sigve Bertheussen – Cefo (på valg 2018)

Vedtak: Enstemmig valgt

Revisor

• Gjenvalg på  BDO

Vedtak: Enstemmig valgt

Helt til slutt takket styreleder de som trådte ut av styret og valgkomité for sin innsats for foreningen.

Harstad, den 24.03.2015

Hilde Svenning                                                                                          Ulf Rekstad